Excel, SaaS o software a medida: cuándo compensa programar tu propia herramienta

Casi todas las empresas pasan por las mismas tres fases: primero un Excel, luego una suscripción a un programa que hace casi lo que necesitan, y a veces una herramienta propia. La pregunta no es cuál es mejor, es en qué punto estás tú.

Las tres opciones, sin romanticismo

La hoja de cálculo es la herramienta más infravalorada que existe. Es gratuita en la práctica, la entiende todo el mundo y se adapta a cualquier cosa en cinco minutos. Aguanta muchísimo más de lo que los vendedores de software admiten.

El SaaS (un programa por suscripción: un CRM, un TPV, un gestor de proyectos) te da en una tarde lo que costaría meses programar. Está mantenido, actualizado y probado por miles de empresas. A cambio, tu proceso se adapta al programa, no al revés.

El software a medida hace exactamente lo que tu negocio necesita, ni más ni menos. Cuesta más al principio y no se mantiene solo. Su ventaja real no es que sea "más completo": es que encaja.

Señales de que has superado el Excel

No es cuestión de tamaño de archivo, es cuestión de fricción. Vigila estas seis:

1. Existen varias versiones del mismo fichero y alguien tiene que consolidarlas a mano.
2. Solo una persona sabe cómo funciona. Si esa persona está de vacaciones, el proceso se para.
3. Se copian datos entre sistemas. Alguien pasa cada mañana los pedidos del correo a la hoja, y de la hoja al programa de facturación.
4. Hay errores que se descubren tarde. Una fórmula que dejó de arrastrar bien hace tres semanas.
5. No puedes consultarlo desde el móvil cuando estás en el almacén, la obra o el barco.
6. Necesitas que dos personas trabajen a la vez en lo mismo y no puedes.

Una o dos señales: sigue con el Excel y ordénalo. Cuatro o más: estás pagando el coste en horas sin verlo en ninguna factura.

Cuándo un SaaS es la respuesta correcta

Casi siempre, si tu proceso es estándar. Facturar, llevar la contabilidad, gestionar una tienda online, controlar horarios o firmar documentos son problemas que millones de empresas tienen igual. Programar tu propio programa de facturación es tirar dinero.

Un SaaS también gana cuando necesitas empezar mañana, cuando el proceso todavía está cambiando o cuando el volumen no justifica una inversión.

Dónde falla: cuando pagas por usuario y el equipo crece; cuando el 20 % que no cubre es justamente lo que te diferencia; cuando tus datos quedan encerrados y exportarlos es un CSV pobre; y cuando acabas usando tres suscripciones que no se hablan entre ellas y alguien hace de puente a mano.

Cuándo compensa programar

Cuatro criterios. Si cumples dos, merece la pena estudiarlo; si cumples tres, casi seguro sale a cuenta.

• Tu proceso es tu ventaja. Si haces algo distinto a tus competidores y ese algo es la razón por la que te compran, meterlo en un programa genérico lo aplana.
• El coste de suscripciones es alto y creciente. Suma lo que pagas al año en herramientas y multiplícalo por cinco años. Esa cifra es el presupuesto real con el que comparar.
• Hay trabajo manual repetitivo y medible. Dos horas diarias de copiar y pegar son unas 500 horas al año. Ese número justifica muchos proyectos.
• Necesitas integrar sistemas que no se hablan. El punto donde el SaaS se queda corto casi siempre es la conexión entre piezas.

Costes, por rangos

Opción	Coste orientativo	Qué obtienes
Hoja de cálculo	Casi cero	Flexibilidad total, cero mantenimiento, cero control de errores
SaaS	De 20 a 200 €/mes, a menudo por usuario	Listo mañana, mantenido, con el proceso del proveedor
Herramienta a medida acotada	Desde 6.000 €	Un proceso concreto resuelto: fichas, partes, reservas internas
Sistema de gestión a medida	De 15.000 a 40.000 €	Varios procesos, usuarios con permisos, informes, integraciones

Añade siempre el mantenimiento: entre un 10 y un 20 % anual del coste de desarrollo. Un software a medida sin mantenimiento envejece igual que una web.

Ejemplos de negocios locales

Sin inventar clientes, estos son perfiles frecuentes en las comarcas de Girona donde la balanza se inclina:

• Un taller o una empresa de instalaciones con partes de trabajo en papel. Digitalizar el parte con firma en el móvil y volcarlo a facturación es un proyecto acotado y de retorno claro.
• Un obrador o una empresa alimentaria con trazabilidad por lotes. Los requisitos de auditoría son muy específicos; los programas genéricos rara vez encajan sin retorcerlos.
• Un cámping o un hotel con un PMS que cubre el 80 %. El 20 % restante (mantenimiento, incidencias, personal de temporada) acaba en WhatsApp y libretas.
• Una empresa de distribución que recibe pedidos por correo, WhatsApp y teléfono, y los reintroduce a mano en el ERP.

En los cuatro casos el patrón es el mismo: el SaaS resuelve el núcleo y el trabajo manual se concentra en los bordes.

Preguntas frecuentes

¿Puedo combinar SaaS y software a medida?

Es lo más habitual y casi siempre lo más sensato. Mantienes el SaaS para lo estándar (contabilidad, nóminas) y programas solo la pieza que te diferencia, conectada por API.

¿Cuánto tarda un desarrollo a medida?

Una herramienta acotada, entre 6 y 12 semanas. Un sistema de gestión, de 4 a 9 meses según el alcance. Desconfía de quien te prometa mucho menos sin haber visto tu proceso.

¿El código será mío?

Debería serlo, y por escrito en el contrato. Si el proveedor conserva la propiedad, has cambiado una suscripción por otra con menos garantías.

¿Y si mi proceso cambia dentro de dos años?

Un software a medida bien hecho se modifica; ese es precisamente el argumento a su favor. Lo que hay que evitar es programar un proceso que todavía estás inventando: primero se estabiliza, después se automatiza.

Conclusión

Quédate en el Excel mientras funcione, usa SaaS para todo lo que sea estándar y programa solo aquello que te distingue. Si dudas de en qué fase estás, mira cómo abordamos el desarrollo de software a medida o explícanos tu proceso y te decimos si toca programar o no.